Team-Meeting 01.09.2025

Janine Kullrich September 1, 2025 | 0

Hansefit – Probleme im Alltag & neue Regeln
Hansefit – Häufige Einwände & passende Antworten
Newsletter Rehasport – Einführung Anmeldepflicht in MySports App
Erinnerungscalls Beratungsgespräche
Rehasport – Fragen & Antworten an der Theke
Rehasport – Was muss auf dem Rezept/Antrag stehen, damit wir korrekt abrechnen können?

1. Hansefit – Probleme im Alltag & neue Regeln

⚠️ Probleme im Alltag:

Hansefitler laufen am Empfang vorbei ohne Kontrolle (wenn das Gate offen ist)
Hansefitler gehen in Kurse, für die ein Upgrade notwendig ist (Functional und LES MILLS)
Hansefitler weigern sich, ein Bändchen auszuleihen („Brauche ich nicht, ich gehe direkt in den Kurs“)
Es gibt Hansefitler, die regelmäßig kommen und noch nie einen Termin hatten.

▶️ Neue Regeln (ab sofort):

Jeder Hansefit-Nutzer muss ein blaues Bändchen tragen.
Ohne Bändchen kein Zutritt.
Das Bändchen muss bei jedem Besuch ausgeliehen werden.
Jeder Hansefitler wird beim ersten Besuch mit dem iPad registriert und es wird ein Termin mit ihm vereinbart.

💫 Grund & Nutzen:

Klare Zuordnung, wer sich im Club befindet.
Kontrolle & Abhaken der Kursteilnehmer.
Sicherstellung, dass der Hansefit-Check-In erfolgt ist.
Bessere Steuerung durch direkte Terminvereinbarung beim ersten Besuch.

💬 Kundenorientierte Kommunikation Hansefit

Beim ersten Besuch:
👉🏻 „Herzlich willkommen bei uns! Schön, dass Du über Hansefit da bist. Damit wir Dir den bestmöglichen Start ermöglichen, registrieren wir Dich kurz über unser iPad. So können wir direkt einen Termin mit Dir vereinbaren, bei dem wir Dir alle Möglichkeiten im Club zeigen. So stellst Du sicher, dass Du alles nutzen kannst, was für Dich interessant ist.“

Zum blauen Bändchen (allgemein):
👉🏻 „Damit wir Dich immer direkt erkennen und wissen, wer über Hansefit trainiert, bekommst Du von uns ein blaues Bändchen. Es ist nicht nur für die Kontrolle wichtig, sondern gleichzeitig auch Dein Spind-Schlüssel, sodass Du Deine Wertsachen sicher verstauen kannst. Das Bändchen leihst Du Dir einfach jedes Mal bei uns aus.“

Für Kursteilnehmer:
👉🏻 „Das Bändchen ist Voraussetzung, um bei den Kursen mitzumachen. Wir haken damit die Teilnehmerliste ab und stellen sicher, dass alle korrekt eingecheckt sind. Gleichzeitig ist es Dein Spindschlüssel – bitte nutze ihn, damit keine Taschen im Kursraum herumstehen und Stolperfallen entstehen.“

Für normale Trainierende:
👉🏻 „Das Bändchen gehört bei uns zum Ablauf. Es sorgt dafür, dass wir Dich zuordnen können und dass Deine Sachen im Spind sicher verschlossen sind. So bleibt die Trainingsfläche frei von Taschen und wir vermeiden Chaos oder Stolperfallen.“

2. Hansefit – Häufige Einwände & passende Antworten

Typische Einwände & Antworten

„Ich benötige aber keinen Spind – ich nehme meine Sachen mit.“
👉🏻 „Verstehe. Trotzdem möchten wir, dass alle ihre Sachen im Spind einschließen. So bleibt die Fläche ordentlich, niemand stolpert, und Deine Sachen sind sicher verstaut. Deshalb gehört das Bändchen bei uns immer dazu.“

„Aber ich komme doch nur ganz kurz.“
👉🏻 „Auch bei kurzen Besuchen benötigen wir das Bändchen. So bleibt alles einheitlich und wir wissen immer genau, wer sich im Club befindet.“

„Ich war doch schon so oft hier – Ihr kennt mich doch.“
👉🏻 „Das stimmt, aber die Regel gilt für alle gleich. So vermeiden wir Ausnahmen und stellen sicher, dass es fair und geordnet läuft.“

„Das Bändchen nervt / ist unbequem.“
👉🏻 „Das Bändchen ist Dein Spindschlüssel, Deine Eintrittskontrolle und sichert Dir die Kursteilnahme. Ohne Bändchen könnten wir kein geordnetes Training garantieren.“

„Warum muss ich jedes Mal ein neues Bändchen holen?“
👉🏻 „Das Bändchen ist ein Leihbändchen. Damit wir den Überblick behalten, wer im Club ist, wird es jedes Mal neu ausgegeben.“

„Ich brauche keinen Spind, meine Sachen sind doch sicher.“
👉🏻 „Damit keine Taschen auf der Fläche oder im Kursraum liegen bleiben und Stolperfallen entstehen, sollen alle ihre Sachen im Spind verschließen.“

„Andere Studios machen das nicht.“
👉🏻 „Jedes Studio hat eigene Abläufe. Bei uns ist das Bändchen Teil unseres Sicherheits- und Ordnungskonzepts und sorgt für die bestmögliche Trainingsatmosphäre.“

3. Newsletter Rehasport – Einführung Anmeldepflicht in MySports App

➡️ Inhalt & Hintergrund:

Ab September gilt: Anmeldung für Reha-Kurse über die MySports App.
Ziel: Mehr Verbindlichkeit & bessere Planung für unsere Rehasportleiter.
September = Übergangsphase → keine Sanktionen, Unterstützung anbieten.
Navigation in der App: Studio → Kurse → Kurs auswählen (kann auch nach Rehasport gefiltert werden)
Kein Smartphone: Anmeldung möglich an der Theke oder per E-Mail an rehasport@izumi.fitness.
Wichtig: Anmeldung ist nur für den Kurs möglich, in den der Teilnehmer eingegliedert ist.

📎 Regeln:
- Jede Anmeldung ist verbindlich.
- Mehrmaliges unentschuldigtes Fehlen → Platz kann weitergegeben werden.
- Abbruch der Maßnahme → Information an Arzt/Krankenkasse.
  
  📌 Teamrolle: Alle Mitarbeiter und Rehasportleiter unterstützen aktiv bei Fragen & erklären die App Schritt für Schritt.

4. Erinnerungscalls Beratungsgespräche

Ablauf für die Thekenschicht:

📞 Call-Session: täglich um 10:00 Uhr und um 18:00 Uhr.

❓ Wann rufen wir an?

- Kein Anruf nötig, wenn der Termin am selben Tag vereinbart wurde.
- Anruf nötig, wenn der Termin am nächsten Tag stattfindet und die Vereinbarung länger zurückliegt.
- Wir versuchen die Person einmal am Vormittag und einmal am Nachmittag zu erreichen.
- Mehr als 2 Versuche machen wir nicht.

📋 Dokumentation:

Immer Vermerk in den Notizen:
- „Anrufversuch am [Datum/Uhrzeit]“
- Wenn Termin bestätigt → „Termin bestätigt für [Datum/Uhrzeit]“
- Falls nicht erreicht → ebenfalls mit Datum/Uhrzeit dokumentieren
- Nach 2 erfolglosen Versuchen → Eintrag „nicht erreicht“

✅ Telefonleitfaden:

Begrüßung:
„Guten Tag, hier ist [Name] aus dem IZUMI Fitnessclub. Spreche ich mit [Name]?“
Anlass:
„Du hast bei uns ein Beratungsgespräch im Club vereinbart. Wir möchten Dir den Termin kurz bestätigen und sicherstellen, dass alles passt.“
Bestätigung:
„Dein Termin ist am [Datum/Uhrzeit]. Passt das für Dich weiterhin?“
- Falls ja → „Perfekt, unser Berater freut sich schon sehr auf Dich und lädt Dich auf einen leckeren Cappuccino bei uns ein. Falls Du möchtest, bring gerne Sportkleidung mit, dann kannst Du direkt starten.“
- Falls nein → neuen Termin vorschlagen und direkt eintragen.
Abschluss:
„Vielen Dank für Deine Rückmeldung. Wir freuen uns sehr, Dich bald bei uns im Club zu begrüßen.“

🔊 Mailbox-Nachricht (falls nicht erreicht):
„Hallo [Name], hier ist [Name] aus dem IZUMI Fitnessclub. Ich wollte Dir kurz Deinen Termin für morgen um [Uhrzeit] bestätigen. Unser Berater freut sich schon sehr auf Dich und lädt Dich auf einen Cappuccino bei uns ein. Falls Du den Termin nicht wahrnehmen kannst, gib uns bitte kurz Bescheid – dann finden wir gerne eine neue Zeit. Du erreichst uns unter 07721/9169223.“

5. Rehasport – Fragen & Antworten an der Theke

Arbeitsauftrag fürs Team:

Überlegt bitte gemeinsam:
- Welche Fragen habt ihr in den letzten Wochen von Mitgliedern oder Interessenten zum Thema Rehasport an der Theke bekommen?
- Welche Fragen sind für euch besonders knifflig oder wiederholen sich häufig?
Notiert die Fragen
Danach:
- Wie würdet ihr spontan auf diese Fragen antworten?
- Welche Formulierungen fallen euch ein, die freundlich, klar und kurz sind?
Zum Abschluss sammeln wir die Vorschläge und erstellen daraus gemeinsame Standardsätze, die ihr zukünftig an der Theke nutzen könnt.

6. Rehasport – Was muss auf dem Rezept/Antrag stehen, damit wir korrekt abrechnen können?

Rehabilitationssport muss verordnet sein (nicht Funktionstraining – dafür sind wir nicht zertifiziert)
Art der Verordnung: Gymnastik (auch im Wasser ist möglich)
Umfang:
- 50 Übungseinheiten in 18 Monaten
- oder 120 Übungseinheiten in 36 Monaten
Unterschriften:
- Versicherter: zwingend erforderlich für die Abrechnung.
- Krankenkasse: variiert → manche Krankenkassen verzichten mittlerweile auf die Genehmigungspflicht, andere benötigen die Unterschrift.
  - Liste mit Übersicht hängt im Büro aus.
  - Aktueller Genehmigungsverzicht: AOK / Siemens BKK (SBK).
Beginn der Maßnahme:
- Regulär: spätestens 6 Monate nach Ausstellung des Rezepts.
- Ausnahme: Bei Rentenversicherungsträgern muss der Beginn bereits nach 3 Monaten erfolgen.
Leistungszeitraum:
- Der Zeitraum startet immer mit der ersten Übungseinheit.
- Ab diesem Zeitpunkt gelten die 18 Monate (bei 50 Einheiten) bzw. 36 Monate (bei 120 Einheiten).
Unterlagen:
- Manche Teilnehmer bringen nur eine Kopie des Rezepts sowie ein Genehmigungsschreiben der Krankenkasse mit.
- Für die Abrechnung benötigen wir in diesem Fall beides zwingend: Kopie des Rezepts und das Genehmigungsschreiben.