Team-Meeting 06.10.2025

Janine Kullrich Oktober 6, 2025 | 0

Fälligkeit Servicepauschale + Kommunikation
Kündigungen & Kündigungsrückgewinnung
Yoga-Studio – Rückkehr von Marco
Newsletter – Yoga-Studio
Artikel MySports App LES MILLS Groupfitness

1. Fälligkeit Servicepauschale + Kommunikation

Aktuelle Situation:

Viele Mitglieder fragen aktuell nach der Abbuchung vom 01.10.2025.
Dabei handelt es sich um die Servicepauschale, die regelmäßig abgebucht wird.

Hintergrund & Zweck:

Die Servicepauschale ist für die regelmäßigen Personal Trainings
4x pro Jahr: T4: Dein Performance-Check
Dieser Termin dient dazu, den Trainingsfortschritt zu überprüfen, neue Ziele festzulegen und die Motivation hochzuhalten.
Die Pauschale ist also kein zusätzlicher Betrag, sondern Teil der laufenden Betreuung, um sicherzustellen, dass jedes Mitglied optimal begleitet wird.
Gleichzeitig ist sie ein Reminder, sich wieder einen T4-Termin zu buchen, wenn der letzte schon etwas her ist.

💬 Wichtig für die Kommunikation mit den Mitgliedern:

Freundlich und ruhig erklären, dass die Abbuchung nichts Neues oder Zusätzliches ist, sondern zur regelmäßigen Trainingsbetreuung gehört.
Wenn das Mitglied aktuell keinen Termin gebucht hat:
- Den Termin direkt vor Ort buchen, falls möglich.
- Alternativ erklären, wie die Buchung über die MySports App funktioniert.
Ziel: Das Mitglied soll den T4-Termin schnellstmöglich wahrnehmen, um die Betreuung aufrechtzuerhalten.

💬 Satzvorlage für die Kommunikation:

„Die Abbuchung am 01.10. war die Servicepauschale, die für die regelmäßigen Personal Trainings gedacht ist – konkret für Deinen T4: Performance Check. Der Termin ist dafür da, Deinen Trainingsfortschritt zu überprüfen, Ziele neu zu definieren und Dein Programm anzupassen, damit Du optimal weiterkommst. Die Pauschale ist also Dein Reminder, Dir wieder einen Termin zu buchen – das kann ich gerne direkt hier für Dich übernehmen.
Wenn Du lieber selbst buchst, findest Du den Termin auch in der MySports App unter den Terminen.“

2. Kündigungen & Kündigungsrückgewinnung

Ablauf bei Kündigungen

Nach Eingang einer Kündigung wird zunächst eine E-Mail mit Terminvorschlägen versendet.
Ziel: Das Mitglied zu einem persönlichen Gespräch im Club einladen, um die Gründe kennenzulernen und mögliche Lösungen anzubieten.
Wenn keine Rückmeldung auf die E-Mail erfolgt, wird nach einigen Tagen telefonisch nachgefasst.
Die Bearbeitung der Kündigung kann einige Werktage dauern, da jede Kündigung individuell geprüft und dokumentiert wird.
→ Bei Nachfragen am Telefon oder an der Theke immer ruhig, freundlich und professionell darauf hinweisen.

E-Mail an kündigende Mitglieder

Betreff:
👉 Deine Kündigung ist eingegangen – lass uns noch einmal sprechen

Text:
Liebe/r …,
wir haben Deine Kündigung erhalten – das finden wir wirklich schade!
Uns ist es wichtig, mit Dir persönlich über Deine Entscheidung zu sprechen, denn Dein Feedback hilft uns, unseren Club stetig weiterzuentwickeln.

Deine Meinung zählt – und wir möchten nicht einfach nur Deine Kündigung bearbeiten, sondern wirklich verstehen, was Dich bewegt. Deshalb laden wir Dich herzlich auf einen Cappuccino in unseren Club ein.
Gerne möchten wir uns in entspannter Atmosphäre mit Dir unterhalten und gemeinsam schauen, ob es vielleicht doch eine Lösung gibt, die besser zu Dir passt.

Wie wäre es mit einem kurzen Treffen an einem dieser Termine?
📅 (Termin 1)
📅 (Termin 2)
📅 (Termin 3)

Falls keiner der Termine passt, sag uns einfach, wann es Dir am besten passt.

Als kleines Dankeschön für Dein Feedback wartet außerdem eine Überraschung auf Dich. 🎁

Selbstverständlich erhältst Du im Anschluss an unser Gespräch Deine Kündigungsbestätigung.

Wir freuen uns auf Deine Rückmeldung!

Sportliche Grüße
Dein IZUMI-Verwaltungsteam

Kommunikation an der Theke – Kündigungsanfragen

Mitglied:
„Ich möchte meine Kündigung abgeben.“ / „Wie kann ich kündigen?“

Mitarbeiter:

„Das ist schade zu hören. Uns liegt viel daran, Deine Entscheidung persönlich zu besprechen – oft ergeben sich dabei Möglichkeiten, die besser zu Deinen Bedürfnissen passen.

Unsere Leitung nimmt sich für diese Gespräche bewusst Zeit, um individuell auf Dich einzugehen. Deshalb schlage ich vor, dass wir gleich gemeinsam einen Termin vereinbaren, an dem wir uns in entspannter Atmosphäre bei einem Cappuccino austauschen können.“

➡ Wenn das Mitglied direkt kündigen möchte:

„Selbstverständlich kannst Du Deine Kündigung schriftlich bei uns abgeben oder per E-Mail senden. Bitte beachte, dass die Bearbeitung einige Werktage dauern kann, da jede Kündigung individuell geprüft wird.“

💡 Wichtige Ergänzung: Dokumentation in der Magicline

Alle Informationen aus Gesprächen, Rückrufen oder E-Mail-Antworten werden sofort in der Notiz beim Mitglied in der Magicline dokumentiert!

Das sollte in der Notiz stehen:
✅ Kündigungsgrund: (z. B. Umzug, Zeitmangel, Unzufriedenheit, gesundheitliche Gründe, finanzielle Situation)
✅ Emotionale Haltung: (z. B. „Klingt entschlossen“, „Wirkt offen für Alternativen“, „Möchte nur pausieren“)
✅ Besonderheiten / Wünsche: (z. B. „Interessiert sich für kürzere Laufzeit“, „Würde weitermachen, wenn Sommer vorbei ist“)
✅ Terminvereinbarung: Falls ein Rückgewinnungsgespräch vereinbart wurde → Termin in Magicline eintragen.

Warum das wichtig ist

Wir können uns gezielt auf Rückgewinnungsgespräche vorbereiten und passende Lösungen anbieten.
Das Mitglied merkt, dass wir aufmerksam zuhören, professionell arbeiten und sich die Leitung persönlich Zeit nimmt.
Wenn das Mitglied später wieder Interesse zeigt, haben wir bereits wertvolle Informationen.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

✔ E-Mail mit Terminvorschlägen ist der erste Schritt – kein sofortiger Anruf.
✔ Nur bei Nichtreaktion wird telefonisch nachgefasst.
✔ Immer aktiv einen Termin anbieten – Hinweis: „Unsere Leitung nimmt sich dafür persönlich Zeit.“
✔ Persönliches Gespräch betonen – sympathisch und wertschätzend.
✔ Bearbeitungszeit aktiv ansprechen: Kündigungen werden sorgfältig geprüft.
✔ Magicline-Notizen vollständig und zeitnah eintragen.

3. Yoga-Studio – Rückkehr von Marco

Es gibt eine tolle Neuigkeit: Unser lieber Marco ist zurück aus seiner Pause! Im November und Dezember wird er sonntags von 09:30 bis 11:30 Uhr wieder Shambhu’s Yoga unterrichten. Bitte seid darauf vorbereitet, dass Mitglieder nachfragen, und verweist sie aktiv auf die Buchung über die MySports App.

Dort findet Ihr auch einen zusätzlichen Text in der App, in dem genau beschrieben ist, was Marcos Yoga-Praxis ausmacht und was die Teilnehmer in seiner Stunde erwartet.

4. Newsletter Yoga-Studio

Inhalt des Newsletters:

Neuer Yoga-Kursplan ab dem 20.10.2025
Leonie ist aktuell krankheitsbedingt nicht im Einsatz → Aerial Yin Yoga und Power Yoga pausieren vorübergehend
Übergangsweise findet Power Yoga mit Balance bei Sabine Imrich statt
Neuer Kurs Easy Flow mit Sabine dienstags von 18:15–19:15 Uhr
Dzana ist neu im Team und unterrichtet ab 08.10.2025 mittwochs Aerial Yoga (19:15–20:15 Uhr)
Marco kehrt zurück und bietet im November & Dezember wieder Shambhu’s Yoga sonntags von 09:30–11:30 Uhr an

Hintergrund zur Kursstruktur:

Derzeit gibt es 2x pro Woche Aerial Yoga (zuvor 3x).
→ Grund: Unsere bisherige Aerial-Yoga-Trainerin Margot ist umgezogen, daher mussten wir zunächst eine passende Nachfolge finden.
→ Mit Dzana haben wir nun wieder eine engagierte Trainerin im Team, die Aerial Yoga unterrichtet.
Rücken Yoga ist nicht mehr im Programm, da unsere ehemalige Yoga-Lehrerin Sophia ebenfalls umgezogen ist.
Wichtig ist in der Kommunikation an Mitglieder zu betonen, dass wir uns ständig bemühen, ein bestmögliches Yoga-Programm anzubieten und langfristig auch wieder zusätzliche Kursoptionen prüfen, sobald sich neue Kapazitäten ergeben.

Ziel des Newsletters:
Mitglieder transparent und positiv über die aktuellen Änderungen, Neuzugänge und Übergangszeiten informieren – mit Fokus auf das, was neu und bereichernd ist.

Wichtig für das Team:

Starttermin des neuen Kursplans nennen (20.10.2025)
Mitglieder bei Fragen freundlich über die Gründe informieren (Umzüge von Margot & Sophia, Krankheitsvertretung von Leonie)
Alternativen aktiv erwähnen: Easy Flow & Power Yoga mit Balance
Dzana als neue Trainerin herzlich vorstellen
Bei Fragen zu Marco: Start im November, Kurs Shambhu’s Yoga sonntags 09:30–11:30 Uhr

5. Artikel MySports App LES MILLS Groupfitness

Neue Kategorie für alle LES MILLS Kurse erstellt
Enthält alle wichtigen Informationen rund um die Kurse
Bei Fragen von Mitgliedern könnt ihr direkt auf diesen Bereich in der App verweisen