Team-Meeting 28.07.2025

Janine Kullrich Juli 28, 2025 | 0

Hansefit-Zutrittsbändchen – Wichtiges zur Kommunikation am Empfang
FAQ – Ehemals Zutrittsband
Ablauf Hansefit-Beratung bei ehemaligen Zutrittsbändchen
Austauschrunde: Was funktioniert gut in den Hansefit-Beratungen – und was nicht?
Änderungen im Verkaufstool & korrekte Anwendung bei Vertragswechseln

1. Hansefit-Zutrittsbändchen – Wichtiges zur Kommunikation am Empfang

📌 Hintergrundinformation

Bei allen Hansefit-Mitgliedern wurde der alte Hansefit-Vertrag entfernt.
→ 556 Personen hatten damals ein Zutrittsbändchen für 20 € erworben, das nun nicht mehr am Gate funktioniert.

Diese Mitglieder sind im System wie folgt markiert:

Mitgliedscode: HF ehemals Zutrittsband
Hinweis im Profil:

⚠️ Mitglied hat in der Vergangenheit ein Zutrittsbändchen für 20 € erworben – Zutritt damit nicht mehr möglich.
Die Person hat bereits eine E-Mail erhalten und wurde zu einem persönlichen Beratungsgespräch eingeladen.

✅ Was Du tun solltest, wenn jemand sagt: „Mein Bändchen funktioniert nicht – ich kam nicht durchs Gate.“

Freundlich reagieren:
„Wir schauen gleich mal nach, woran das liegt. Hast Du mir bitte Deinen Namen?“
Mitgliedsprofil öffnen:
- Hinweise und Codes kontrollieren
Auf das Beratungsgespräch mit Janine hinweisen:
- „Du solltest dazu bereits eine E-Mail von uns bekommen haben – darin steht auch alles erklärt.“
- „Unsere Janine ist bei uns die Ansprechpartnerin für Hansefit-Themen und klärt das gerne mit Dir persönlich.“
Termin direkt anbieten und vereinbaren
- Wenn Janine verfügbar ist: direkt weiterleiten
- Falls nicht: Termin eintragen
Training ermöglichen:
- Person regulär trainieren lassen oder in den gebuchten Kurs schicken
- Unbedingt auf das Gespräch mit Janine hinweisen, damit der Fall vollständig geklärt wird

💬 Formulierung für die Kommunikation am Empfang:

„Unsere Janine ist hier der Profi – sie bespricht mit Dir eine kulante Lösung wegen dem Bändchen und klärt Dich über alles Wichtige auf.“

2. FAQ – Ehemals Zutrittsband

Was sage ich, wenn das Hansefit-Mitglied fragt:

❓ „Was ist mit dem Geld für das gekaufte Bändchen?“

„Janine bespricht mit Dir persönlich wie wir Dir den damals gezahlten Betrag für das ursprüngliche Bändchen auf faire und kulante Weise ausgleichen.“

❓ „Ich habe nie eine E-Mail bekommen – warum weiß ich nichts davon?„

„Das kann daran liegen, dass keine E-Mail-Adresse im System hinterlegt war oder dass die E-Mail im Spam-Ordner gelandet ist. Wir klären das aber alles ganz in Ruhe im Gespräch mit Janine.“

❓ „Kann ich das Bändchen nicht einfach behalten und wieder freischalten lassen?„

„Leider nein – das System funktioniert technisch komplett anders. Damit Du aber weiterhin bequem Zutritt bekommst, zeigt Dir Janine alle Möglichkeiten, wie Du Dir den Zugang sichern kannst.“

❓ „Was ist, wenn ich gar keinen Termin will? Ich will einfach nur trainieren.„

„Aktuell brauchst Du den Termin, damit wir alles sauber umstellen können – damit Du weißt, wie Du zukünftig wieder Zugang bekommst. Es dauert nur kurz und ist wichtig, damit Du keine Probleme beim Eintritt hast.“

❓ „Kann ich auch weiterhin alle Kurse besuchen?„

„Einige Kurse sind mittlerweile exklusive Angebote für Mitglieder unserer Community. Im Gespräch erklärt Dir Janine genau, welche Kurse für Hansefit verfügbar sind und welche nicht.“

3. Ablauf Hansefit-Beratung bei ehemaligen Zutrittsbändchen

🎯 Ziel des Gesprächs

Klarheit schaffen über die Systemumstellung bei Hansefit und eine kulante Kompensationslösung für Mitglieder anbieten, die früher ein Zutrittsbändchen für 20 € erworben haben.

1. Gesprächseinstieg

Beginne das Gespräch wertschätzend:

„Danke, dass Du Dir für den Termin Zeit genommen hast.“

2. Ablauf erläutern

Vermittle dem Mitglied, was im Gespräch passiert:

„Ich erkläre Dir heute in Ruhe alle Änderungen, welche es bezüglich Hansefit und dem Zutritt gibt, und wir besprechen eine Kompensation für Dein ursprünglich gekauftes Bändchen, da dies aufgrund der Systemumstellung nicht mehr gültig ist.“

3. Hansefit-Beratung wie gewohnt durchführen

Individuell beraten – Was ist dem Mitglied wichtig?
Alle Leistungen + unser Trainingskonzept vorstellen
Vorteile betonen, die man gegenüber der regulären Nutzung mit Hansefit hat

4. Kompensation besprechen

⚠️ Wichtig: Das Formular „Kompensation Zutrittsbändchen Hansefit“ muss immer ausgefüllt werden! Auch wenn keine Kompensation gewünscht wird, wird dies auf dem Formular mit einer Unterschrift dokumentiert.

Mögliche Kompensationen (Beispiele):

5er-Karte Saunalandschaft
2x Lymphdrainage
5er-Karte Wasserstrahlmassageliege
5er-Karte Proteinshakes
5er-Karte Yoga-Studio
5er-Karte Functional Training

→ Individuell nach Interesse auswählen – das Hansefit-Mitglied soll wirklich einen Mehrwert spüren.

5. Kommunikation zur Kompensation

Die Kompensation ist eine freiwillige Kulanzleistung
Das Bändchen war ein Kauf, kein Pfand
Da sich unsere internen Systeme geändert haben, möchten wir den Mitgliedern entgegenkommen
Die angebotenen Leistungen haben einen höheren Wert als 20,00 € und bieten somit echten Zusatznutzen

6. Argumentation zur Systemumstellung Hansefit-Zutritt

Starker Hansefit-Zustrom:
In den letzten Monaten hat der Besuch durch Hansefit-Mitglieder stark zugenommen. Um eine faire Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten – insbesondere gegenüber zahlenden Vollmitgliedern – mussten wir eine Lösung finden, mit der wir die Besuchszahlen besser steuern können.
Fehlende Check-Ins via Hansefit-App:
Viele Hansefit-Mitglieder mit gekauftem Zutrittsbändchen haben sich nicht ordnungsgemäß über die Hansefit-App eingecheckt. Dadurch wurden Besuche nicht korrekt erfasst – und das Studio wurde de facto „kostenlos“ genutzt.
→ Das verzerrt die Auslastungszahlen und schadet der fairen Nutzung für alle.
Transparenz und Fairness schaffen:
Die Systemumstellung sorgt dafür, dass jeder Besuch korrekt über Hansefit abgerechnet wird.
Nur so können wir die Qualität unserer Leistungen und die Kapazitäten langfristig sichern.

4. Austauschrunde: Was funktioniert gut in den Hansefit-Beratungen – und was nicht?

🎯 Ziel: Erfolgreiche Formulierungen und Gesprächsstrategien sammeln, Unsicherheiten klären, gemeinsame Argumente für die Kompensation entwickeln.

Diskussion:

Was sagen Hansefit-Mitglieder am häufigsten, wenn sie zur Beratung kommen?
Welche Formulierungen haben gut funktioniert, um Verständnis zu schaffen?
Gab es Situationen, in denen sich Mitglieder unzufrieden gezeigt haben – wie seid Ihr damit umgegangen?
Welche Kompensationen wurden besonders gut angenommen?
Gibt es Fragen, auf die Ihr euch eine bessere Antwort oder Rückendeckung wünscht?

5. Änderungen im Verkaufstool & korrekte Anwendung bei Vertragswechseln

1. Änderungen bei Mitgliedschaftsabschluss

🔹 Vorvertragliche Nutzung (kostenpflichtig):

Bei Neumitgliedern kann sie IMMER gestrichen werden.
Bei Umstellungen (z. B. Tarifwechsel) muss sie bestehen bleiben!
→ Hintergrund: Die Nutzung findet nahtlos weiter statt, daher ist die Leistung abzurechnen.

🔹 Startpaket kann jetzt direkt im Tool angepasst werden:

Die Höhe des Startpakets kann direkt bei Mitgliedschaftsabschluss geändert werden
❗ Kein Sondervermerk oder Notiz mehr notwendig
❗ Wichtig:
- Eine Reduktion ist nur im Rahmen von offiziellen Aktionen erlaubt
- Außerhalb von Aktionen muss eine Rücksprache mit Janine erfolgen
  → Keine eigenmächtige oder inflationäre Nutzung der Reduktion!

2. Wichtig beim Mitgliedschaftsumstellungen

Die vorvertragliche Nutzung bleibt bestehen
Vertragsstart und Nutzungsdatum bleiben unverändert
Mitglied darf ab Umstellungsdatum alle neuen Leistungen nutzen
Die Differenz zur bisherigen Mitgliedschaft wird automatisch verrechnet und in der Folgewoche abgebucht

💬 Kommunikationstipp für Mitglieder

„Ab dem Umstellungsdatum kannst Du alle neuen Leistungen nutzen – die Differenz zu Deinem bisherigen Tarif wird automatisch ermittelt und mit der nächsten Abbuchung verrechnet.“